一、重大訊息內容包羅萬象
重大訊息是指對股東權益或證券價格有重大影響的事件，交易所訂定之重大訊息查證暨公開處理程序，明訂了49項重大訊息的類型（其中一項刪除），其內容包羅萬象：包括業務面（如業務合作計畫或重要契約之簽訂）、財務面（如編製之財務報告發生錯誤或疏漏）、人事面（如重要營運主管發生變動）、股務面（如董事會決議發放或不發放股利）、法務面（如公司及其負責人發生訴訟）等等。公司如何統整各單位之訊息，依法進行重大訊息公告，以使投資大眾獲得公開、正確且具時效之資訊，並不是一件容易的工作。

二、建立內部日常管理制度
為確保可能影響股東及利害關係人投資決策之資訊能夠及時允當揭露，因此IPO公司被要求應建立公開資訊之網路申報作業系統、指定專人負責公司資訊之蒐集及揭露工作、建立發言人制度。發言人應全盤瞭解公司各項財務、業務或能協調各部門提供相關資料，並能單獨代表公司對外發言。實務上常見發言人多由財務長、總經理或董事長兼任，惟其日常職務繁重，難以逐日逐項確認公司有無發生重大訊息，所以平時即應使各單位主管了解且模擬，何種重大訊息的類型是屬於其職掌事務範圍，如有發生或發現相關事件，應依循如何之流程進行內部通報、召集何人進行會議了解事件、後續處理應對方式、擬定發言內容、確定應否召集記者會、確定應否暫停交易，以及使發言人如何妥善對外發言。

三、善用媒體顧問
重大訊息有時是來自外部，公司難以事前且即時管理，例如法令要求IPO公司發現大眾傳播媒體報導重大訊息相關之新聞，或報導內容有足以影響上市有價證券行情之情事，或報導與事實不符者，應立即輸入重大訊息說明，至遲不得逾發現後二小時。現今媒體形態眾多，包括傳統媒體、新興網路媒體，甚至臉書、部落客等自媒體，面對法令如此急迫的時限要求，如果可以提早知悉有大眾傳播媒體報導存在，即可以有較充裕的時間處理對應。實務上有一些媒體顧問公司，可利用一定之網路搜尋技術，協助IPO公司提早掌握自身的相關新聞，如果成本是在公司可負擔的範圍，藉用這些顧問公司的協助，將有助於提升公司對重大訊息的管理。

四、法律顧問協助
許多重大訊息的內容涉及法律判斷，例如有無公司法第185條第1項所定各款情事之一者？何種訴訟屬於對公司財務或業務有重大影響者？何種情形屬於詐欺、背信、侵占之罪經起訴者？有無競業情形存在？公司自己進行這些法律判斷上，難免存在風險。相較於24萬起跳，最高240萬的罰鍰，適時地請求法律顧問協助，其成本應該還是屬於可接受的範圍。再者，若日後交易所或櫃買中心認為公告內容或程序存在適法性問題時，至少公司可以說明此公告內容已事先向法律顧問進行諮詢，法律顧問後續也應該協助公司向交易所或櫃買中心進行說明、澄清相關適法性的疑義。

五、從寬判斷為宜
如果公司被認定違反重大訊息相關規定，除了罰鍰的問題外，也會讓外界產生公司治理不佳或對投資大眾不誠信之印象，甚至可能影響日後其他籌資案的送件審查，其影響層面甚廣，殺傷力甚大。因此，如果公司對於特定事件是否應進行重大訊息公告仍存有疑義時，宜從寬認定。例如，A公司與B公司進行某一交易，雖屬同一事件，惟因二家的公司規模大小不同，對A公司可能是重大訊息，但對B公司未必是重大訊息。如果第一時間無法判斷該交易對自身公司是否屬於公司法第185條第1項所定各款情事之一，而無法確認應否進行公告時，寧可從寬認定而進行公告，以免判斷錯誤而遭受罰鍰，甚至影響日後籌資。

結語
重大訊息內容包羅萬象，沒有妥善應對處理，即必須面對罰責。就一家IPO公司而言，如何有效地管理重大訊息是一項十分重要的課題。筆者建議公司內部應建立相關的管理制度、善用媒體顧問及法律顧問，並從寬判斷，方可妥善管理重大訊息。