公司成立前 財務運作重點
目前設立外商投資企業,非特殊行業(如銀行、融資租賃公司、保險公司等),已無註冊資本強制驗資的要求。企業發生的開(籌)辦費既可以在開始經營之日的當年一次性扣除,也可以按照新企業所得稅法有關長期待攤費用的處理規定處理,作為長期待攤費用的支出,自支出發生月分的次月起,分期攤銷,攤銷年限不得低於三年。上述稅務處理一經選定,不得改變,台商可以根據盈利情况選擇對自己有利的稅前列支方式。
大部分的外商,尤其是以中小企業為主的台商,在大陸投資設立公司前,也就是還未正式取得工商管理部門所頒發的營業執照前,很容易忽略了這段一般所謂開辦期間財務管理的重要性,總是認為等成立開始正式運作後,再由新招聘的財務人員來處理這段期間內的費用憑證,或記錄開辦期間的資金往來的情況。實務上,這種以還原為主軸的會計處理方式,不但無法精確表現公司開辦期間的運作成本,更會在日後造成公司會計作業無法銜接,並可能引來稅務單位質疑、甚至造成公司財產的損失。
公司成立前的財務運作重點,可分為以下的三個部分加以分析。
1、資金規劃:
外商在公司成立之前會涉及到兩種資金,一是預計要投入到新公司的資本金;也就是所謂的註冊資本,之前的專欄已作過介紹,也仔細分析過註冊資本及投資總額的區別,另一部分則是公司成立前的開辦費用,很多外商對這兩種資金並不加以區分,以為都是可以作為投入公司的註冊資本。其實不然,註冊資本是外商要從境外,以投資方的母公司名義匯入大陸境內,經大陸會計師事務所驗資後才算完成整個程序,(注釋1:2013年修訂的《公司法》規定,自2014年3月1日起,註冊資本由之前的「實收資本制」改為「認繳資本制」,無需驗資也無出資時間的限制。)開辦費用則不能作為資本的驗資對象,開辦費必須等公司資金到位且正式運作後,才憑開辦期間的各種憑證進行報銷取得現金。外商若要確保公司設立前有充足的資金使用,可以直接匯入境內的投資方臨時帳戶或將外幣攜帶進入大陸境內兩種途徑取得開辦期間的週轉資金,外幣攜帶入境時,只要在機場向大陸海關申報,以後可憑申報單如數將外幣攜帶出境;而以投資方名義設立的臨時帳戶,其中的存款等公司開辦結束後可轉入新成立公司的資本金帳戶,如果公司最後未成立,還可直接匯出至境外帳戶中。
2、發票及財務管理:
這個部分是很多外商容易疏忽也是日後發生問題最多的地方。根據大陸法律規定,外商投資企業在開辦過程中發生的相關費用可以記入公司的開辦費,而作為這些費用的依據便是發票或收據。一般而言,經營性的購入或勞務提供,均能取得印有大陸稅務部門發票監制章的發票,收據以及其他專業部門的專用發票,如機票等,除此之外的部門所開立的收據,大陸稅務機關均視為「白條」,這樣的「白條」是不能列支為費用。另外,外商在公司設立之前取得的發票或收據應當妥善保管,因為這些發票不但是以後公司開辦費的有效合法憑證,而且有的還涉及到作為公司的驗資憑證、付匯依據等。如果保管不善將會導致公司以後無法正常的設立及營運。所以,外商在公司設立前就必須設立相關的財務機構並配備必要的財務人員,這是相當重要的一點,因為財務人員不僅可以保管發票,更重要的是可以提供公司設立前詳細的資金來源和資金使用明細帳,為公司順利註冊成立以及成立後的財務機構的正常運行、核算業務的順利銜接提供可靠的保證。
3、開辦費的財務處理:
所謂開辦費是公司在開辦期間所發生的費用支出。如果是中外合資合作企業,所謂開辦期指的是自簽訂合同之日起到企業開始生產經營為止。若是外商獨資企業,指的則是自大陸外資管理部門批准外商成立之日起,(注釋2:外商投資企業設立由最初的逐案審批制—備案制(2016年)—外商投資信息報告制(2020年),自2020年1月1日起,商務部不再頒發《外商投資企業批准證書》。)至企業開始生產經營為止,一般包括公司開辦人員的工資、差旅費、培訓費、諮詢費、交際應酬費、辦公費、通訊費等,都是可列為開辦費的內容。根據大陸會計制度的規定,開辦費應自企業投入生產經營起,按照不少於五年的期限分期平均攤銷。(注釋3:自2008年1月1日起施行的《企業所得稅法實施條例》規定,企業所得稅法第十三條第(四)項所稱其他應當作為長期待攤費用的支出,自支出發生月分的次月起,分期攤銷,攤銷年限不得低於三年。根據稅務總局《關於企業所得稅若干稅務事項銜接問題的通知》(國稅函〔2009〕98號)規定,新稅法中開(籌)辦費未明確列作長期待攤費用,企業可以在開始經營之日的當年一次性扣除,也可以按照新稅法有關長期待攤費用的處理規定處理,但一經選定,不得改變。企業在新稅法實施以前年度的未攤銷完的開辦費,也可根據上述規定處理。)也就是說,開辦費用的高低直接影響到公司今後繳納企業所得稅的多少。很明顯的,外商對企業成立前所發生的費用、相關發票的保管,以及配備財務人員進行開辦費用的核算等,應特別重視,以確保開辦費用的真實性及完整性。最後,值得一提的是,外商在簽訂合同之前,也就是在進入正式開辦費認列之前,為籌建公司而發生的各項費用開支,應自行負擔不得列入公司的開辦費。